Ein Mehr an Effektivität und Effizienz

Nachdem wir in dem ersten Teil der Success Story mit der Otto Klostermann GmbH die Gründe beleuchtet haben, die zur Entscheidung für TOPIX führten, berichteten wir im zweiten Teil über die Hoffnungen und Erwartungen während der Einführungsphase. Im dritten und letzten Teil blicken wir gemeinsam mit Geschäftsführer Philipp Klostermann zurück und bewerten, ob die Entscheidung für TOPIX auch die richtige war.

Es sind nun ein paar Monate seit dem Going-Live vergangen. Wie beurteilen Sie rückblickend die Einführungsphase?

Rückblickend sind wir sehr froh darüber, dass wir uns für die Einführung von TOPIX bewusst viel Zeit genommen haben. Gerade da wir viele Anpassungen beauftragt haben, war es wichtig, nicht unter Druck alles fertig bekommen zu müssen - zumal das Tagesgeschäft ja auch nicht vernachlässigt werden soll.

 

Wurde der Projektplan eingehalten?

Bisher verlief alles nach Plan. Wir sind pünktlich im Januar 2019 gestartet, verfeinern jetzt unsere Arbeitsschritte und führen die restlichen Anpassungen noch durch. Ab Anfang 2020 können wir dann richtig durchstarten und die ständige Suche nach Unterlagen, Preisen und Informationen hinter uns lassen.

 

Wie beurteilen Sie die Software von TOPIX, nachdem Sie nun damit arbeiten?

Alles in Allem sind wir vollstens zufrieden mit TOPIX. Natürlich hakt es mal an der ein oder anderen Stelle, aber das ist nicht dramatisch beziehungsweise mit der Zeit in den Griff zu bekommen. Wichtig ist, dass unsere Mitarbeiter gut mit TOPIX zurechtkommen und gerne damit arbeiten.

 

Wie beurteilen Sie die erbrachten Dienstleistungen - während der Einführungsphase und im laufenden Betrieb?

Wir haben besonders viel Dienstleistung in Form von Customizing beauftragt. Viele der UserExits wurden schnell geliefert. Einige Anpassungen haben jedoch etwas mehr Zeit in Anspruch genommen, da zum einen die Anforderungen recht komplex waren und es zum anderen nicht immer einfach war, gemeinsame Termine zu finden.

 

Ist der Nutzen, den Sie sich von einer anderen Arbeitsweise / einem anderen System erhofft haben, eingetreten? Wurden die Punkte / Kriterien, die Ihnen besonders wichtig waren, erfüllt?

Von TOPIX haben wir uns eine Vereinfachung unseres täglichen Arbeitens, eine geringere Fehlerquote und eine Beschleunigung der Abläufe (z. B. durch weniger Suchaufwand) erhofft. Diese Hoffnung wurde erfüllt und in der Praxis hat sich gezeigt, dass alles zu unserer Zufriedenheit funktioniert. Wir konnten mittlerweile sogar zwei Arbeitsplätze einsparen, indem wir offene Stellen nicht nachbesetzt haben. Das spricht für das Mehr an Effektivität und Effizienz, das wir nun gewonnen haben.

 

Würden Sie TOPIX weiterempfehlen? Wenn ja, warum?

Ein Generationenwechsel war der Anlass, uns nach einer Software für eine effizientere Unternehmensverwaltung umzusehen. Da wir vorher kein anderes ERP- und CRM-System im Einsatz hatten, fällt uns der Vergleich zu anderen Systemen natürlich etwas schwer. Aufgrund der Vorteile, die uns TOPIX nun bietet und der Tatsache, dass bisher alle unsere Wünsche erfüllt werden konnten, würden wir TOPIX aber jederzeit guten Gewissens weiterempfehlen.