ระบบ TOPIX DMS ถูกผสมผสานเข้ากับ TOPIX อย่างเต็มที่ คุณไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ DMS เพิ่มเติมหรืออินเทอร์เฟซที่ซับซ้อน แทนที่นั่นเอกสารและข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ที่จุดที่เหมาะสมและอย่างสะดวกใช้ การเชื่อมโยงโดยตรงของเอกสารกับการดำเนินการที่เกี่ยวข้องช่วยให้คุณและพนักงานของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลและไฟล์ทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว และให้ภาพรวมที่สมบูรณ์เกี่ยวกับกระบวนการที่ซับซ้อน ถ้าคุณมีรายการที่มีหลายเอกสาร คุณสามารถกระโดดไปยังพื้นที่โปรแกรมอื่นๆ ได้โดยตรง และแสดงรายการของบุคคลที่เกี่ยวข้อง เช่น บริษัท หรือโปรเจคได้อย่างง่ายดาย
ระบบ TOPIX DMS เป็นส่วนหนึ่งของระบบ CRM และ ERP ของเรา นั่นหมายความว่าการจัดการและเก็บเอกสารจะง่ายขึ้น ข้อมูลเพิ่มเติมในส่วนของ CRM และ ERP สามารถดูได้ที่นี่:
คุณยังคงเก็บเอกสารด้วยมือหรือค้นหาข้อมูลอยู่เสมอหรือไม่? คุณกังวลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายสูงสุดสำหรับอินเทอร์เฟซหรือไม่? ถ้าใช่ แล้ว TOPIX DMS ก็คือ solutที่เหมาะสมสำหรับคุณ มันเร็วทันใจ น่าเชื่อถือ ใช้งานง่ายและผสมผสานเข้ากับ TOPIX ถึง 100%
TOPIX DMS จะเก็บเอกสารออกทั้งหมดของคุณให้ปลอดภัยและเป็นไปตามมาตรฐาน GoBD ในรูปแบบ PDF พร้อมเอกสารต้นฉบับที่ไม่เปลี่ยนแปลงในส่วนของไฟล์แนบ เอกสารที่ถูกเก็บไว้รวมถึงเอกสารที่สร้างโดยตนเองเช่น การสื่อสาร การเสนอราคา คำสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบกำกับภาษี และใบสั่งซื้อ อีกทั้งยังมีการประมวลผลเอกสารที่เข้ามาด้วยด้วยวิธีการที่หลากหลายเช่น ทางอีเมล โฟลเดอร์ร้อน ลากและวาง หรือสแกนเข้าสู่ระบบของคุณ โดยเอกสารที่เข้ามานั้นจะถูกนำเข้าในเวิร์กฟลาว์ของ ERP ของคุณโดยอัตโนมัติ โดยแต่ละประเภทของข้อมูลที่เข้ามาจะทำให้กระบวนการที่ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่เข้ามาถูกอัตโนมัติ แบบจำเป็นอาจจะได้รับการควบคุมเช่น การประมวลผลของใบกำกับภาษี ZUGFeRD พร้อมกับการสร้างใบเสร็จรับเงินของทางการค้าและตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง การกำหนดเอกสารที่หลากหลายของคุณให้เข้ากับพื้นที่ ERP ก็สามารถทำได้หลังจากนั้นและสามารถปรับปรุงได้ตามต้องการได้
ทุกเอกสารที่เก็บถาวรจะถูกเก็บไว้โดยตรงในรูปแบบ PDF/A หรือถูกแปลงเป็นรูปแบบนี้ภายหลัง ซึ่งทำให้สามารถดำเนินการดัชนีเอกสารและค้นหาข้อความได้อย่างสะดวก ด้วยการค้นหาข้อความทั้งหมดนี้คุณสามารถค้นหาระหว่างพื้นที่โปรแกรมทั้งหมดได้ รวมถึงค้นหาตามคำพูดและข้อความเฉพาะ ช่องคำหลายชั้นสำหรับเอกสารภายนอกจะเพิ่มประสิทธิภาพในการค้นหา ข้อมูลจากเอกสารกระดาษที่สแกนด้วยเทคโนโลยี OCR ใน TOPIX ยังสามารถอ่านและค้นหาได้อย่างสมบูรณ์ ในหน้าต่าง Viewer คุณสามารถดูภาพรวมของเอกสารได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเปิดเอกสารนั้น
คุณสามารถแสดงกระบวนการดำเนินงานของเอกสารทั้งหมดได้ด้วย TOPIX สำหรับเอกสารภายนอก หรือเอกสารกระดาษ หรือเอกสารที่เข้ามา คุณสามารถนำข้อมูลเข้า TOPIX ได้หลายวิธี: ผ่านอีเมล, สแกนเนอร์ (OCR), HotFolder หรือ ลากและวาง (Drag&Drop) นอกจากนี้ ด้วยการเก็บถาวรที่มั่นคงของเอกสารที่ส่งออกหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถประสบความสำเร็จในการปฏิบัติตามกฎหมายและสร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลภายในองค์กรที่มีความสะดวกสบายและที่ตรงไปตรงมา ข้อมูลที่มีอยู่เสมอครบถ้วนและทันสมัย พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้โดยตรง - ทั้งในโหมดเคลื่อนที่และเรียลไทม์ ด้วยการทำงานอัตโนมัติมากมาย ความล่าช้าในการทำงานและอัตราการผิดพลาดจะลดลง ความโปร่งใสสูงและการวิเคราะห์ที่ง่ายและรวดเร็วช่วยเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด
โดยการบริหารจัดการข้อมูลทั้งหมดใน TOPIX - ระบบศูนย์กลางของคุณ - จะทำให้คุณสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดาย อีกทั้งยังเพิ่มความคาดหวังในอนาคตของธุรกิจของคุณด้วย ด้วยระบบความลับ 7 ขั้นตอนที่ได้รับการกำหนดเฉพาะ พนักงานเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลของคุณ