Papierloses Büro Teil 3: Schnittstellen und Maßnahmen

In den ersten beiden Teilen unserer Blog-Serie zum papierlosen Büro haben wir die Wichtigkeit eines solchen aufgezeigt und wie ratsam es für jedwedes kommerzielle Unternehmen ist, einen möglichst digital funktionierenden Arbeitsplatz zu erschaffen. Ein Arbeiten ohne oder zumindest mit wenig Papieraufkommen und die daraus resultierenden Umstellungen sind auch uns bei TOPIX wichtig. Daher wollen wir uns im dritten Teil unter anderem mit den entsprechenden wichtigen Schnittstellen von TOPIX befassen. Am Ende listen wir die nötigen Maßnahmen auf, die Sie für ein papierloses Büro in Angriff nehmen müssen. Zunächst aber werfen wir einen Blick auf die sogenannte Clean Desk Policy, einen offensichtlichen Bestandteil eines papierlosen Büros.

 

Der aufgeräumte Schreibtisch

Was sich hinter der Clean Desk Policy (CDP) verbirgt, ist relativ einfach zu entschlüsseln. Es handelt sich dabei um eine Vorgabe oder Unternehmensrichtlinie, nach der die Mitarbeiter einer Firma ihren Arbeitsplatz am Ende jeden Tages ordentlich hinterlassen sollen. Dies muss natürlich im Einzelnen individuell definiert sein, also ob es sich um einen lediglich ordentlichen Eindruck handelt oder um einen gänzlich aufgeräumten sprich leeren Schreibtisch. Zum einen zwingt die CDP die Angestellten zu einer gewissen Disziplin, zum anderen leitet es die Mitarbeiter an, möglichst viele Aufgaben am Ende des Arbeitstages auch wirklich abzuschließen. Zwar lässt sich eine solche Maßgabe nicht nach dem Prinzip one-size-fits-all anwenden. Dennoch ist es ein passabler und nützlicher Schritt hin zu einem papierlosen Büro, welches ebenfalls auf „sauberen“ Tischen und diszipliniert eingehaltener Ordnung beruht.

Nebenbei ist ein Clean Desk auch nützlich, um Besuchern bei Terminen einen professionellen Eindruck zu vermitteln (beziehungsweise wirklich professioneller zu arbeiten) oder auch um Unterlagen vor fremden Augen zu schützen. Beides bringen Sie mit einem tatsächlich papierlosen Büro nochmal auf ein höheres Niveau. Übrigens müssen Sie, um eine Clean Desk Policy einzuhalten, nicht auf liebgewonnene Post-its oder sonstige Merkzettel verzichten – solange sie nicht für andere relevant sind – sondern diese lediglich am Ende des Tages sortiert in der Schublade verschwinden lassen.

 

Mit TOPIX zum papierlosen Büro

Bei TOPIX ist alles darauf ausgelegt, dass Sie sowohl alle Ihre Informationen und Daten, Termine und Aufgaben ordentlich abspeichern und wiederfinden, aber auch gleichzeitig eine Vielzahl an Möglichkeiten an die Hand bekommen, die Sie mit Zetteln, Papierstapeln und Insellösungen nicht hätten - oder zumindest nur mit gehörig mehr Aufwand.

Mit dem TOPIX DMS verfügen Sie über ein Dokumentenmanagement, in dem Sie alles schnell finden und das in Ihr ERP-System vollständig integriert ist. Auch für lang etablierte Workflows benötigen Sie keine zusätzliche Software; mit TOPIX verwalten Sie alles transparent und übersichtlich unter einem digitalen Dach. Selbst komplexe Vorgänge sind intuitiv nachzuverfolgen und nötige neue Verknüpfungen schnell erledigt.

Arbeiten Sie bereits erfolgreich mit einer Software wie beispielsweise Rossum, ist auch das kein Problem. Wir haben die richtige Schnittstelle und eine Umgewöhnung oder lange Einarbeitungszeiten sind bei einer Implementierung von TOPIX selbst dann nicht nötig, wenn es schon bestehende und funktionierende Strukturen gibt, die Sie gerne übernehmen würden. Unser Ziel ist es, dass es für Sie einfacher wird und ganz nebenbei auch papierloser, so dass Papierrechnungen auf absehbare Zeit bei Ihnen ein Ding der Vergangenheit werden.

 

Fit für Europa

Gerade beim Thema Rechnungen ist eine papierlose Abwicklung wichtig. Sie spart Arbeitskraft, Zeit und Geld. Ein Baustein digitaler Rechnungslegung- und verarbeitung ist ZUGFeRD. Dieser Standard – ausgeschrieben – Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland dient dazu, Rechnungsdaten in einer PDF-Datei zu übermitteln, auszulesen und zu verarbeiten. Und natürlich haben wir bei TOPIX auch dazu eine Schnittstelle. Mit ZUGFeRD erfüllen Sie mit Ihren Rechnungen sämtliche steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Das Format ist standardisiert und wurde mit Hilfe internationaler Gremien für eine gesamteuropäische Verwendung entwickelt, hilft Ihnen also auch bei allen internationalen Transaktionen.

Die Vorteile dieses papierlosen Rechnungsvorgangs sind mannigfach. Nicht nur verhindern Sie Fehler, die bei einer händischen und papierbasierten Eingabe immer wieder mal auftreten, Sie automatisieren gleich den gesamten Prozess des Rechnungsein- und ausgangs. Zudem werden damit künftig keine Rechnungen mehr gescannt oder sonstwie manuell verarbeitet. Neben den Papier- und Druckerkosten sparen Sie darüberhinaus hier auch auf das Jahr gerechnet ordentlich an Porto.

 

Die richtigen Maßnahmen

Abschließend möchten wir noch auf einige wichtige Maßnahmen hinweisen, die Sie bei der Umstellung auf ein papierloses Büro beachten sollten:

• Eine umfassende Bestandsaufnahme aller Bereiche, in denen das Papier wegfallen soll, muss auf jeden Fall erfolgen. Dabei kann natürlich auch offenbar werden, wo Sie gegebenenfalls weiterhin auf Papier setzen wollen oder müssen - das sollte jedoch die absolute Ausnahme bleiben.
• Das Auswählen einer professionellen und dem Umfang angemessenen Software, die imstande ist, alle bevorstehenden Wechsel und digitalen Aufgaben zu erledigen, ist ebenso erforderlich.
• Mit der Software und unter Einbeziehung von Mitarbeitern sollten Sie vor jeder Umstellung eine Ordnerstruktur festlegen, die auch die Erfahrungen von Angestellten aus den unteren Hierarchiestufen berücksichtigt.
• Als nächstes sollten Schulungen stattfinden und ein ordentliches Dokumentenmanagement beginnen, sprich alle Daten und Dokumente an den richtigen Stellen im neuen System implementiert und benannt werden. Eine Einheitlichkeit ist hier von enormer Bedeutung.
• Parallel ist es nie ein Fehler, wenn der Chef dauerhaft Überzeugungsarbeit leistet. Dies sollte natürlich kein reines Überreden oder stumpfes Lobpreisen der neuen Standards sein, sondern vielmehr ein seriöses und praktisches Aufzeigen der Verbesserungen. Dabei sollte unbedingt auch auf Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter geachtet werden.
• Womöglich etwas unterschätzt, aber wertvoll ist das Einbauen von hilfreichen und spaßbringenden Tools und Apps, die neben ihrem reinen Sinn auch einen unterhaltsamen Faktor für die Angestellten mit sich bringen. Wenn angebracht, kann eine Umstellung ja auch ein neues Arbeitsgerät, ein Tablet oder ähnliches für verschiedene Mitarbeiter bedeuten.

So viel also zum papierlosen Büro. Jetzt müssen Sie nur noch aktiv werden und alle aus diesem Blog gewonnenen Erkenntnisse bei sich im Haus anwenden. Am besten machen Sie sich einen kleinen Merkzettel - oder nein, noch besser einen Vermerk in Ihrem digitalen Kalender.